Instrukcja kancelaryjna

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/06

Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy

w Lubaczowie  z dnia 02 stycznia 2006r.

Instrukcja kancelaryjna

Powiatowego Urzędu Pracy w Lubaczowie

Lubaczów 2006

Spis treści:

Rozdz. I          Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej ...............................................        3

Rozdz. II         System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział akt na kategorie archiwalne ..........................................................       6

Rozdz. III       Podział czynności kancelaryjnych i obieg akt ...........................................         8

Rozdz. IV       Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek .................................        10

Rozdz. V         Przeglądanie i przydzielanie korespondencji ............................................       11

Rozdz. VI       Rejestrowanie spraw i znakowanie akt.

Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych ..............................................      12

Rozdz. VII      Formy załatwiania spraw ...........................................................................    16

Rozdz. VIII    Sporządzanie czystopisów i odpisów ........................................................     18

Rozdz. IX       Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej .............................        19

Rozdz. X         Wysyłanie korespondencji .........................................................................    19

Rozdz. XI       Przechowywanie akt spraw załatwionych .................................................      20

Rozdz. XII      Przekazywanie akt do składnicy akt ..........................................................     21

Rozdz. XIII    Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych ...................         24

Rozdz. XIV     Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji

lub likwidacji Urzędu lub komórki organizacyjnej Urzędu ......................         24

Rozdz. XV      Postanowienia końcowe ............................................................................    25

Rozdział I

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

§ 1

1.   Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Lubaczowie.

2.   Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych Urzędu do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do zniszczenia.

3.   Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z aktami jawnymi i dokumentami oznaczonymi klauzulą „zastrzeżone”. Postępowanie z pozostałymi dokumentami zawierającymi informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

4.   W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentów zawierających informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w niniejszej instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach.

5.   Niniejsza instrukcja określa zasady postępowania z aktami, niezależnie od techniki ich wykonania i ich formy zewnętrznej.

§ 2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

Rozdział II

System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział akt na kategorie archiwalne.

§ 3

1.   W Urzędzie obowiązuje mieszany  system kancelaryjny, oparty na dzienniku kancelaryjnym i spisie spraw.

2.   Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

3.   Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00, 01, 02 ... 99. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział akt na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi: 000, 001, 002 ... 999, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi  0000,  0001  ...  9999,  itd.   Niektóre  klasy  z  pierwszego,  drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek rozszerzenia w przyszłości działalności Urzędu.

4.   Klasy końcowe w wykazie akt, oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym.

5.   Akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą tylko symbole (literowe lub liczbowe - skrót nazwy) komórek organizacyjnych.

§ 4

1.   Każda komórka organizacyjna może sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt i informacje z rubryki „uwagi”.

2.   Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 5

1.      Zmiany  w  wykazie  akt  polegające na  przekształceniu lub dodaniu nowych symboli haseł klasyfikacyjnych dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

2.      W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może – w drodze zarządzenia – rozbudować końcowe klasy w wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe według zasad budowy wykazu akt, określonych w § 3 ust. 3 instrukcji. Nie może jednak zmieniać kwalifikacji archiwalnej ustalonej w rozbudowywanej klasie wykazu. W przypadku, gdy rozbudowywana klasa nie posiada określonej kategorii archiwalnej, należy propozycję kwalifikacji dla danej grupy spraw uzgodnić z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

§ 6

1.   Dokumentacja ze względu na jej wartość archiwalną dzieli się na:

a)   materiały archiwalne – czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A”,,

b)   dokumentację niearchiwalną – czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych.

2.   Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, z tym że:

a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez Urząd podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.

b) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza się zgodnie z dyspozycjami zawartymi w rubryce uwagi wykazu akt, zamieszczonymi przy danej grupie rzeczowej (haśle klasyfikacyjnym).

c) symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z archiwistą  i w trybie określonym w punkcie a).

W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe miejscowo archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w pkt. 2, między innymi uznając ją za materiały archiwalne.

§ 7

W wykazie akt Urzędu ustala się kategorie akt dla komórki merytorycznej i komórek innych niż merytoryczna. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt.

Przez komórkę organizacyjną inną niż komórka merytoryczna należy rozumieć komórkę, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą i powtarzalną.

Rozdział III

Podział czynności kancelaryjnych i obieg akt.

§ 8

1.   Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują:

a)        sekretariat,

b)        referenci,

c)        pracownicy sporządzający czystopisy.

2.   Do podstawowych czynności sekretariatu należy:

a)   przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczątki wpływu, a w jej obrębie daty wpływu i numeru pisma z kontrolki wpływów,

b)   przedstawianie korespondencji Dyrektorowi, zastępcy lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

c)   segregowanie korespondencji według treści i jej przekazywanie komórkom organizacyjnym,

d)   rejestrowanie spraw w spisach spraw, a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych, w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora lub jego zastępcę, do czasu przekazania ich do składnicy akt,

e)   przyjmowanie wysyłanych pism do podpisu Dyrektora, jego zastępcy lub upełnomocnionych przez niego osób,

f)    prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych,

g)   wysyłanie korespondencji.

3.      Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów należy:

- rejestrowanie spraw w spisach spraw, jeżeli nie czyni tego sekretariat,

- przygotowanie projektów pism i przekazywanie ich kierownikom w celu aprobaty oraz oznaczanie pism znakiem sprawy,

- gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,

- przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt.

4.      Szczegółowy podział prac kancelaryjnych w Urzędzie ustala Dyrektor.

§ 9

Obieg typowych akt w Urzędzie jest następujący:

a)   sekretariat przyjmuje korespondencję, otwiera ją, sprawdza, opatruje pieczątką wpływu (załącznik nr 1), odnotowuje w kontrolce wpływu, a następnie przedkłada Dyrektorowi do dekretacji,

b)   zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym celem załatwienia,

c)   kierownicy dekretują sprawy na poszczególnych referentów,

d)   referenci rejestrują sprawy w spisach spraw (załącznik nr 2 ) , załatwiają sprawy zgodnie z dyspozycjami przełożonych, przygotowują projekty pism zaaprobowane przez kierownika i oznakowane przekazują do podpisu,

e)   sekretariat przedkłada Dyrektorowi lub osobom przez niego upoważnionym pisma do podpisu,  sprawdza pod względem formalnym wykonanie pisma, kopertuje,  adresuje

     i wysyła pod wskazany adres.

Rozdział IV

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§ 10

1.      Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania całości korespondencji wpływającej do Urzędu.

2.      Korespondencję może przyjmować bezpośrednio komórka organizacyjna. Korespondencja przyjęta przez komórki organizacyjne przekazywana jest do sekretariatu celem opatrzenia jej pieczątką wpływu i odnotowania w kontrolce wpływu.

3.      Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza  się  adnotacje na  kopercie lub  opakowaniu  oraz  na potwierdzeniu odbioru i żąda się od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu  przesyłki uszkodzonej.

4.      Przesyłki mylnie doręczone (adresowane na innego adresata) zwraca się niezwłocznie na pocztę lub przesyła wprost do właściwego adresata.

5.      Przesyłki  niewiadomego  pochodzenia  przyjmowane  są  w  trybie  określonym w\\ odrębnych przepisach.

§ 11

1.     Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

a)         adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

b)         przesyłek  niejawnych,  które  przekazuje  się  odpowiednio  kancelarii  tajnej

       i  adresatom.  Jeżeli  po  otwarciu  koperty  nie  oznaczonej  na  zewnątrz napisem

       zastrzeżone,  poufne  czy  tajne  okaże się, że  zawiera  ona  pisma  tego  rodzaju,

       należy bezzwłocznie przekazać je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru

       osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty,

c)         wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje się pieczątką wpływu obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9.

2.     Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:

a)         czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

b)         czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

3.     Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

a)         zastrzeżonych, poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia,

b)         dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,

c)         dla których brak jest nadawcy lub daty pisma,

d)         mylnie skierowanych,

e)         załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

f)          w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

4.     Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

5.     Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w zasadzie w górnej części pisma po lewej stronie pieczątkę wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty). Wzór pieczątki wpływu określa załącznik nr 1.

6.     Pieczątki  wpływu  nie  umieszcza  się  na  dokumentach  osobistych,  załącznikach i pismach  (np. drukach) nie wymagających merytorycznego załatwiania.

Rozdział V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§ 12

1.   Sekretariat przekazuje niezwłocznie do wglądu i dekretacji przyjętą korespondencję.

2.   W zależności od ustalonego trybu przeglądania i przydzielania korespondencji sekretariat przedkłada Dyrektorowi do wglądu i dekretacji:

a)   całą otrzymaną korespondencję,

b) jedynie pisma, które zostały przez niego zastrzeżone – pozostałą korespondencję sekretariat przekazuje kierownikom i referentom.

§ 13

1.    Dekretujący korespondencję umieszcza na piśmie obok pieczątki wpływu symbol komórki lub osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, ewentualną dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, podpis oraz datę dekretacji.

2.    Przy dekretacji można stosować typowe skróty. W sprawach szczególnie ważnych lub wskazanych przez Dyrektora sekretariat może prowadzić terminarze, w których zapisuje wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz komórkę organizacyjną lub referenta wyznaczonych do jej załatwienia.

3.    Jeżeli pismo wpływające dotyczy spraw należących do zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, dekretujący wyznacza komórkę odpowiedzialną za ostateczne sformułowanie odpowiedzi.  Sekretariat  sporządza  odpowiednią ilość kopii tego pisma i  kieruje  je do właściwych  komórek. Ostateczne sformułowanie odpowiedzi następuje  na  podstawie  notatek  służbowych  sporządzonych  przez  komórki  organizacyjne i przekazanych do komórki wyznaczonej przez dekretującego.

§ 14

1.    Korespondencję  przejrzaną  i  zwróconą  przez  Dyrektora  sekretariat  dzieli  zgodnie  z dyspozycjami i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym lub referentom.

2.    Kierownicy umieszczają na piśmie obok pieczątki wpływu adnotację wskazującą referenta oraz w miarę potrzeby dyspozycje odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy.

Rozdział VI

Rejestrowanie spraw i znakowanie akt.

Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych.

§ 15

1.    Zarejestrowanie sprawy w mieszanym  systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej  do rejestru kancelaryjnego, a następnie do spisu spraw na stanowisku merytorycznym.

2.    Referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak sprawy w prawym górnym rogu pisma.

3.    Sprawę (nie pismo)  rejestruje  się  tylko  jeden  raz  na  podstawie  pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego  z  zewnątrz  lub  sporządzonego  przez  daną komórkę organizacyjną. Dalszych  pism  w danej  sprawie nie wpisuje  się  do spisu  spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku  chronologicznym,  umożliwiającym  ustalenie dat wszczęcia i zakończenia sprawy.

4.    Spis spraw prowadzi się na nośniku papierowym lub informatycznym, oddzielnie dla każdej teczki zawierającej jednorodne tematycznie akta i założonej na podstawie wykazu akt.

5.    Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw lub w rejestrze kancelaryjnym, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw (np. dokumentacja finansowa).

6.    Nie podlegają rejestracji w spisach spraw i w rejestrach kancelaryjnych:

a)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, zawiadomienia,

b)   potwierdzenia odbioru (dołącza się je do akt właściwej sprawy),

c)   publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia,

d)   rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.

Akta i dokumenty, wymienione w pkt. a i d, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek aktowych.

§ 16

1.    Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2.    Znak sprawy zawiera:

a)        znak rozpoznawczy komórki organizacyjnej, czyli symbol komórki,

b)        symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

c)         kolejny  numer,  pod  którym  sprawa  została  zarejestrowana w spisie spraw lub

       w rejestrze kancelaryjnym,

d)        dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

Znak sprawy może zawierać dodatkowe oznaczenia, np. inicjały referenta. Dodatkowe elementy, oddzielone kreską poziomą, umieszcza się po symbolu komórki organizacyjnej.

Wzór znaku sprawy:

PF . 3120-34/05

3.    Jeżeli wpływające pismo dotyczy kilku spraw, rejestruje się je pod odpowiednimi znakami, zaznaczając w uwagach, pod którym znakiem przechowywany będzie oryginał pisma. W takim przypadku odpowiedź należy sformułować odrębnym pismem w każdej sprawie.

4.    Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw lub pod nową pozycją w rejestrze kancelaryjnym. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw lub w nowej pozycji rejestru kancelaryjnego może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa zaczyna się od nowa w następnym roku. Wówczas sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw lub pod nową pozycją rejestru kancelaryjnego, zaznaczając ten fakt w uwagach dotychczasowego spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego w formie wzmianki: „przeniesiono do teczki ........” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej bez zmiany ich znaku.

§ 17

1.   Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt.

2.   Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw. Dopuszcza się w sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku prowadzenie teczek ze spisami przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się nowy spis spraw. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas, np. zbioru normatywów.

3.   Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.  Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym.

4.   W przypadku założenia podteczki można założyć dla niej oddzielny spis spraw, wówczas  w  spisie  spraw  teczki  macierzystej  wpisuje  się  tytuł  założonej podteczki.

W  takim  przypadku  znakiem  sprawy  będzie:  znak  akt  teczki  macierzystej,  kolejny

     numer,  pod  którym podteczkę  wpisano  w  spisie spraw,  kolejny numer,  pod  którym

     sprawę   wpisano   do   spisu   spraw   podteczki,   oraz   dwie   ostatnie   cyfry   roku 

     (np. PO.0003-2-6/02).

5.   W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych teczkach aktowych (np. akta osobowe).

6.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy (np. teczka bezrobotnego). W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy.

7.   Dla  ułatwienia  pracy  referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku, nie w poszczególnych teczkach aktowych, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek o symbolach ....... w roku .....”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek aktowych. W przypadku prowadzenia spisów spraw w wersji elektronicznej, po odłożeniu wszystkich  zamkniętych  spraw  do  teczki  aktowej,  spisy  spraw należy wydrukować i odłożyć do właściwych teczek aktowych.

§ 18

1.       W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w §§15-17, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2.       Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny znak akt.

3.       Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik.

4.       Rejestry kancelaryjne prowadzą referenci.

5.       Każdemu rejestrowi kancelaryjnemu odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru kancelaryjnego, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru kancelaryjnego.

6.       Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów kancelaryjnych przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1.

7.       Znak sprawy wpisanej do rejestru kancelaryjnego składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze kancelaryjnym.

§ 19

1.      Każda teczka aktowa powinna być prawidłowo opisana. Opis umieszczony na okładce składa się z następujących elementów (załącznik nr 3) niezbędnych do sprawnego wyszukiwania dokumentacji:

a)      pełnej  nazwy  Urzędu  oraz  pełnej  nazwy  komórki  organizacyjnej – na  środku u góry,

b)      znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu liczbowego hasła  według  wykazu akt lub znaku sprawy, jeżeli jest to teczka, o której mowa w § 17 pkt. 6 – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej,

c)      kategorii archiwalnej z wykazu akt, a w przypadku kat. B również okresu przechowywania akt – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej,

d)      tytułu   teczki   złożonego z pełnego   hasła   z   wykazu   akt   i  uzupełnionego o informację o rodzaju akt występujących w teczce – na środku, w nawiasie . W przypadku teczek bezrobotnych tytuł stanowią: nazwisko i imię (imiona) bezrobotnego, ewentualnie data urodzenia,

e)      roku założenia teczki lub lat krańcowych (tj. daty najwcześniejszej i najpóźniejszej wytworzonych akt) – pod tytułem.

2.       Jeżeli akta gromadzi się w segregatorach, dane te należy umieścić na grzbiecie segregatora.

3.       Aktom nie podlegającym rejestracji należy nadać znak akt, złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu danego hasła z wykazu akt. Dotyczy to m. in. rozmaitych kartotek i urządzeń księgowych, gdzie znak akt umieszcza się na segregatorze, teczce, pudle itp.

Rozdział VII

Formy załatwiania spraw.

§ 20

1.       Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem.

2.       Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania.

§ 21

1.   Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie.

2.   Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których zobowiązane są również inne osoby.

§ 22

1.       Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.

2.       Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis referenta.

3.       Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, nie wymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).

4.       Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna.

5.       Załatwienie sprawy może być:

a)   wstępne – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

b)   ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończący sprawę w Urzędzie.

6.       Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia i wpisując skrót „oz”.

§ 23

1.   Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności.

2.   Załatwienie w formie pisemnej sprawy polega na opracowaniu projektu pisma przez referenta oraz sporządzeniu czystopisu przez referenta.

§ 24

1.   Pismo załatwiające sprawę powinno być napisane na blankietach korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym.

2.   Każdy projekt pisma powinien zawierać:

a)   znak sprawy,

b)   oznaczenie adresata wraz z adresem,

c) treść, napisaną pismem czytelnym, zwięźle i przejrzyście,

d) datę opracowania projektu pisma,

e) ponadto projekt powinien zawierać:

-     w pismach stanowiących odpowiedź – datę i znak sprawy, której odpowiedź    dotyczy,

-     oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie – pod treścią z lewej strony,

-     cechę pilności sprawy, zaznaczoną wyrazem „pilne” lub „terminowe” – nad adresem po prawej stronie,

-     adresy instytucji lub osób pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „Do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

-     projekt pisma, co do którego referent nie jest upoważniony do podjęcia ostatecznej decyzji, powinien być zaaprobowany przez kierownika.

Układ pisma określa załącznik nr 4.

3.   Przy załatwianiu spraw należy wykorzystywać formularze i druki przewidziane odrębnymi przepisami.

4.   Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia spraw.

Rozdział VIII

Sporządzanie czystopisów i odpisów

§ 25

1.   Czystopisy pism sporządza się ściśle według tekstu projektu pisma i zgodnie z zasadami dotyczącymi  układu   pism.  Poprawki  i  uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2.   Czystopisy sporządza się w ilości egzemplarzy wskazanej na projekcie pisma. Jeżeli nie ma takiej wskazówki, należy sporządzić czystopis z jedną kopią.

3.   Sporządzając czystopisy należy stosować następujące zasady:

a)   czystopisy pism wychodzących na zewnątrz sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem lub nanosi się podłużną pieczęć nagłówkową,

b)   w dacie pisma podaje się rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje odręcznie podpisujący pismo,

c)   w lewym dolnym rogu czystopisu umieszcza się inicjały referenta załatwiającego sprawę oraz inicjały osoby sporządzającej czystopis.

4.   Przy  przygotowywaniu  czystopisu  techniką komputerową należy przestrzegać zasad, o których mowa w § 24 pkt. 2 oraz w § 25 pkt. 3

§ 26

1.   Sporządzając odpis należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis „Odpis”. Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis „Odpis z odpisu”.

2.   Jeżeli z oryginału sporządza się kserokopię, a pismo posiada charakter dokumentu (zaświadczenie, decyzja), należy tę kserokopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego.

§ 27

Każdy czystopis i odpis powinien być starannie sprawdzony przez osobę, która go sporządza, z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków referenta załatwiającego sprawę. Po stwierdzeniu, że czystopis jest zgodny z tekstem projektu pisma, referent umieszcza  na  kopii  pisma  pod  tekstem  z  lewej  strony  swój  podpis, opatrując go datą i przedstawia pismo wraz z aktami sprawy do podpisu.

Rozdział IX

Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej

§ 28

1.   Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Urzędu.

2.   Podpisujący na oryginale i kopii pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Gdy podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym aprobującego znak „wz” (w zastępstwie). Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak „z up.” (z upoważnienia). Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak „p.o.” (pełniący obowiązki).

3.   W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych egzemplarzach pism można zastąpić podpis odręczny przez facsimile imienia i nazwiska podpisującego. Jeżeli zastosowano facsimile, pozostające w aktach sprawy pismo, powinno być własnoręcznie podpisane.

4.   Facsimile imienia i nazwiska nie można umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów, decyzjach, orzeczeniach, umowach, pismach zawierających informacje niejawne.

Rozdział X

Wysyłanie korespondencji

§ 29

Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat i referenci.

§ 30

Czynności w tym zakresie polegają na:

1.   sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki,

2.   potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki,

3.   zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego,

4.   umieszczeniu na kopertach stempla o zawartej umowie z pocztą,

5.   ewidencjonowaniu wysyłanej korespondencji w kontrolce wysyłanej korespondencji oraz w pocztowej książce nadawczej,

6.   przekazaniu przesyłek na pocztę.

§ 31

Korespondencja jest wysyłana zgodnie z zamieszczoną dyspozycją co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy itp.).

Rozdział XI

Przechowywanie akt spraw załatwionych.

§ 32

1.       Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w archiwum zakładowym.

2.       Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia pracownicy przechowują w oddzielnych teczkach.

§ 33

1.   Akta    spraw   załatwionych  należy  przechowywać  w  teczkach  założonych  zgodnie z wykazem akt. Teczki układa się w kolejności pozycji wykazu akt. Wewnątrz teczki akta powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.

2.   Teczki   zawierające   akta   spraw    zakończonych    powinny   być   opisane   zgodnie z  postanowieniami  §  19  pkt.  1  i  uzupełnione  o datę roczną najpóźniejszego pisma w teczce oraz numer tomu, jeżeli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek.

3.   Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres roku. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do archiwum zakładowego.

4.   Archiwista w porozumieniu z kierownikami lub na podstawie odrębnego zarządzenia Dyrektora ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

5. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku:

a)    gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji archiwalnej i niniejszej instrukcji,

b)    gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności,

c)     gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia swego bezpośredniego przełożonego.

5.   W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejscy włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej   lub  nazwisko  pracownika  wypożyczającego  akta,  względnie  nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu.

Rozdział XII

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.

§ 34

Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego  pełnymi rocznikami. Akta niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej na zasadzie ich wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnienie kart udostępniania akt).

§ 35

1.       Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez komórki organizacyjne, przekazujące akta.

2.       Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyższej niż B5, rozumie się:

a)         ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 33 pkt. 1, tj. sprawami według spisu spraw, a w obrębie każdej sprawy chronologicznie, tak by pismo rozpoczynające sprawę było na wierzchu. Poszczególne sprawy można rozdzielić  papierowymi okładkami. Akta umieszczone w teczce, o której mowa w § 17 pkt. 6, należy ułożyć chronologicznie.

b)         wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism.

c)         odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych.

d)         usunięcie z teczek części metalowych i plastikowych (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki,

e)         umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy.

f)          w odniesieniu do dokumentacji archiwalnej – kat. A i  niearchiwalnej kategorii Bo okresie przechowywania dłuższym niż 5 lat  – dodatkowo ponumerowanie stron (paginacja) akt znajdujących się w teczce. Paginowanie wykonuje się zwykłym miękkim ołówkiem numerując strony w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej  okładki w formie zapisu: „ zawiera .... stron”oraz przesznurowane.

g)         opisanie uporządkowanych teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 19 pkt. 1 i § 33 pkt. 2.

h)         ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

3.       Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B5 i niższej, rozumie się:

a) odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych.

b) umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy.

c) opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 19 pkt. 1 i § 33 pkt. 2.

d) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§ 36

1.       Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta, z uwzględnieniem ustaleń § 38, do archiwum zakładowego  na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 5), których sporządzenie należy do obowiązków komórki organizacyjnej przekazującej akta.

2.       Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla dokumentacji archiwalnej kategorii A w czterech egzemplarzach i osobno dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej kat. B w trzech egzemplarzach.

3.       Osoba sporządzająca spis zdawczo-odbiorczy wypełnia rubryki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 formularza spisu oraz nanosi informacje o nazwie Urzędu i komórki organizacyjnej, które akta wytworzyły, w lewym górnym rogu spisu. Dokumentację należy ujmować w spisie zgodnie z nadanym jej układem po uporządkowaniu akt, tj. według kolejności haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt.

4.       Na końcu spisu osoba sporządzająca spis umieszcza swój podpis i datę sporządzenia spisu.

5.       Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta oraz archiwista. Umieszcza się także datę przejęcia akt do archiwum zakładowego.

6.       Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka przekazująca akta, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego.

§ 37

Do przekazanych akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp.

§ 38

1.       Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 6), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 36 pkt. 4, 5, 6. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe na spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

2.       Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 7), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 36 pkt. 4, 5, 6. Układ dokumentacji na spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia, procesy), a w ich obrębie na stadia i branże.

3.       Przekazywanie teczek akt bezrobotnych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu  zdawczo-odbiorczego  (załącznik nr 5), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z  uwzględnieniem  zasad  ujętych  w  § 36 pkt. 4, 5, 6. Teczki na spisie ujmowane są w kolejności numerycznej (z rejestru bezrobotnych) lub alfabetycznej nazwisk bezrobotnych.

4.       W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy, itp.) należy opracować instrukcję postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z miejscowo właściwym archiwum państwowym.

Rozdział XIII

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych.

§ 39

Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Urzędu pod warunkiem zapewnienia ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych.

§ 40

Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1. przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2. współdziałania z bazami danych innych współpracujących instytucji,
3. tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, baz danych, arkuszy, plików graficznych itp.

§ 41

1.    Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

b) odpowiednie archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych.

2.    Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach zabezpiecza się przez system haseł identyfikujących pracownika ograniczających dostęp do danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

3.    W przypadku przetwarzania danych osobowych do ich zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział XIV

Postępowanie z aktami w przypadku

reorganizacji lub likwidacji Urzędu lub komórki organizacyjnej Urzędu.

§ 42

W przypadku likwidacji Urzędu lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej.

§ 43

W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę należy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu przejmuje archiwum zakładowe. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji należy przekazać do archiwum zakładowego.

Rozdział XV

Postanowienia końcowe

§ 44

1.       Kierownicy powinni regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych im referentów.

2.       Kontrola ta polega na sprawdzaniu:

a)      terminowości i prawidłowości załatwiania spraw,

b)      prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,

c)      prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych,

d)      terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

§ 45

Procedura brakowania dokumentacji może być przeprowadzona wyłącznie przez archiwum zakładowe  lub  –  w  przypadku  dokumentacji  kat.  Bc  –  przez  daną  komórkę  organizacyjną w   porozumieniu   z archiwistą ,    zgodnie    z    obowiązującym w tym zakresie zarządzeniem wewnętrznym.

Załączniki do instrukcji kancelaryjnej:

nr 1 – wzór pieczątki wpływu

nr 2 – wzór spisu spraw

nr 3 – wzór opisu teczki aktowej

nr 4 – wzór układu pisma

nr 5 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...”

nr 6 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr ...”

nr 7 – „Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr …”